کانبان چیست؟
کانبان یک روش برنامه ریزی است که برای رویکردهای تولید ناب و ساخت در لحظه مورد استفاده قرار میگیرد. یک ابزار مؤثر برای توجیه منطقی فرآیند تولید و یافتن منبع مشکلات. در واقع روند پیشرفت پروژه با استفاده از کارت ها تعریف میشود دقیقا کاری که با نرم افزار مدیریت پروژه مانامنت می توانید انجام دهید.
به زبان ساده تر کانبان سیستمی است که نشان میدهد چه محصولی، در چه زمانی و به چه مقدار باید تولید شود.
تاریخچه کانبان
کانبان لغتی ژاپنی می باشد که از زادگاه خود به سایر زبان های دنیا راه پیدا کرده است. تخته اعلان عمومی، کارت یا نشانه های بصری؛ معادل این لغت مورد استفاده قرار میگیرند. کانبان را می توان یک ابزار، روش یا مدلی دانست که از آن برای پیاده سازی و اجرای «مدیریت پروژه چابک یا اجایل» استفاده کرد.
این روش توسط تائیچی اونو (مهندس صنایع ژاپنی فعال در شرکت خودروسازی تویوتا) در دهه 1940، با هدف بهبود کارایی در تولید، توسعه داده شد. امروز این روش برای مدیریت انواع پروژه ها مورد استفاده قرار میگیرد و شرکت های بزرگی از آن بهره می برند. در روش کانبان کارت ها اجزای کلیدی هستند.
آشنایی کامل با روش کانبان
برای اینکه بهتر با مفهوم کانبان آشنا شویم یک مثال ساده و رایج درباره مفهوم و نحوه استفاده از کارت ها می زنیم، فرض کنید فرد یا افرادی در یک هتل مسئولیت مدیریت برگزاری یک رویداد را بر عهده گرفته اند. طبیعتا یکی از تصمیمات اولیه تعیین کارهایی هست که باید انجام شوند و در مرحله اجرایی اختصاص هر یک از این کارها به یک فرد یا گروه مشخص است.
در سیستم Kanban هر پروژه به فراخور نحوه انجام کارها از چند ستون تشکیل شده که یکی از متداولترین آنها سیستمی با چهار ستون شامل کارهایی که باید انجام شوند، کارهای در حال انجام شدن، بازبینی و کارهای انجام شده است.
همانطور که از اسم آنها مشخص است در ابتدا تمام کارهایی که باید انجام شوند در ستون اول در قالب یک کارت لیست میشوند (اگر کار یا وظیفه ای (تسک)، فراموش شده باشد اضافه کردن آن در جریان کار خلل و نقصی در سیستم ایجاد نمیکند به همین دلیل است که از این روش برای رویکردهای درلحظه زیاد استفاده میشود).
هر وظیفه به یک گروه یا فرد تخصیص داده شده و هنگام شروع به ستون در حال انجام منتقل میشود(در روش سنتی این کار بر روی یک تخته انجام شده و معمولا کارت هایی که وظیفه هر فرد بر روی آنها نوشته شده با یک رنگ مخصوص به همان فرد بر روی تخته قرار میگیرند).
احتمالا حدس زده اید از اینجا به بعد وقتی کاری تمام میشود فرد مسئول آن کار، کارت خود را به ستون بعدی انتقال میدهد. در سیستم های ساده تر ممکن است نیازی به بازبینی نباشد اما معمولا یک فرد ناظر بر پروژه وجود دارد که صحت کار انجام شده را تعیین نماید.
انتقال کارت از ستون بازبینی به انجام شده به این معنا هست که کار مورد نظر انجام شده و مورد تایید ناظر هم واقع شده است، به این ترتیب مدیران پروژه با یک نگاه به تخته برنامه ریزی میتوانند بفهمند چه مقدار از کارها انجام شده و نحوه پیشرفت پروژه چگونه بوده است تا در صورت نیاز و کمبود نیرو با تزریق نیرو به واحدهایی که سرعت پیشرفت کمتری داشته اند به روند پیشرفت پروژه کمک کنند.
مزایا سیستم کانبان
با توجه به توضیحات ارائه شده و آشنایی نسبی با مفهوم کانبان اکنون به مزایای این روش نسبت به سایر روش های موجود در رابطه با مدیریت پروژه می پردازیم.
تصویری بودن، مهمترین مزیت روش کانبان برای چابک سازی پروژه ها است. عملکرد تخته کانبان بسیار آسان و سریع است و با بهبود گردش کار، زمان چرخه را به حداقل میرساند.
علاوه بر این مزایای دیگری را نیز شامل می شود از جمله:
1.روشی کاملا انعطاف پذیر:
کانبان یک مدل شناور، منعطف و در حال گسترش و توسعه هست. بدین شکل که اگر اطلاعات جدیدی وارد سیستم شود، میتوانید اولویت ها را دوباره ارزیابی کنید.
2.مدلی ساده و قابل فهم:
کانبان، روشی مبتنی بر تصویر است، با این روش تصویری، فهم و درک پروژه به میزان قابل توجهی ساده میشود و به سادگی بر روی سایر سیستم های مدیریتی می توان آن را پیاده سازی کرد.
3.صرفه جویی در منابع مختلف:
تمرکز اصلی روش کانبان بر کاهش اتلاف منابع زمانی و مالی است. بنابراین شما میتوانید مطمئن باشید که تیم شما کار غیرضروری یا اشتباهی انجام نمیدهد و منابع شما هدر نمی رود.
4.بهبود و تسریع جریان تحویل به مشتری:
کانبان، جریان تحویل محصولات و خدمات به مشتری را بهبود می بخشد و کار را در دوره های زمانی منظم ارائه میکند. این روش بر تحویل به موقع تمرکز دارد. (just in time delivery) یا JIT
5.کاهش زمان چرخه:
زمان چرخه یا Cycle time، مدت زمانی است که فرآیند به طور کامل از جریان کار (Workflow) عبور میکند. در پروژه‌های کانبان اعضای تیم تلاش می‌کنند که مراحل کار با سرعت و موفقیت طی شود.
چه موقع میتوانیم از کانبان استفاده کنیم؟
از کانبان می توان در هر محیط کاری دانشی استفاده کرد. بخصوص در شرایطی که کار به شکل غیرقابل پیش بینی انجام می شود و یا زمانی که می خواهید به محض آماده شدن کار، به جای انتظار برای سایر موارد باقیمانده، از خروجی بدست آمده استفاده کنید، روش کانبان کاربرد دارد.
نکات مهم برای استفاده از کانبان
در کانبان تعیین نوع کارها و تخصیص آن اهمیت بسیار زیادی دارد که در مقالات بعدی به صورت جامع تر در مورد آن صحبت خواهیم کرد. اما نکته ایی که باید به آن توجه داشته باشید این است که هنگامی که کاری برای یک فرد یا گروه تعیین میکنید باید به صورت ریز با جزئیات کامل و با در نظر گرفتن وابستگی ها باشد. لازم به ذکر است بسته به بزرگی کار و نوع مدیریت، یک پروژه میتواند شامل تعداد زیادی برد باشد.
به عنوان مثال در یک هتل واحد خدمات یا رستوران هر کدام برد مخصوص خود را دارند و هر کدام از این واحدها ممکن است به فراخور نوع کارهایشان ستون های متفاوتی را برای روند تکمیل کار خود به کار ببرند.
علاوه بر اینکه این که هر فرد میتواند با شروع تایمر برای هر کار میزان زمانی که برای آن صرف شده را مشخص کند و در نتیجه شما به عنوان مدیر میتوانید دید جامعی نسبت به روند کارها داشته باشید همه پیگیری ها از طریق یک سیستم جامع انجام میشوند و نیازی نیست چیزی را به خاطر بسپارید و یا در مورد حرف های زده شده یا نشده با افراد داخل پروژه به چالش بخورید.
کافیست علاوه بر خودتان، دیگران را هم ملزم کنید تا تمامی کارها را از طریق این سیستم پیگیری کنند. با این روش شما همیشه یک گزارش کامل و جامع از نحوه پیشرفت پروژه را در جلوی چشمتان خواهید داشت که به سرعت در هر زمان و مکانی قابل بررسی است.
این چهار مورد را فراموش نکنید
WIP کل:
کل کارهایی که در حال انجام است تمام وظایفی است که در حال حاضر در برد شما وجود دارد. هر کاری که شروع شده اما تمام نشده یک کار جاریست. یک قانون خوب این است که این WIP کل را بر تعداد اعضای تیم خود تقسیم کنید تا به یک متوسط برسید و سپس از خود بپرسید: آیا به نظر خیلی زیاد می رسد؟
مسدود کننده ها:
مسدود کننده ها در واقع مواردی هستند که به دلیل به وجود آمدن یک مشکل‌خاص امکان انتقال به ستون انجام شده را نداشته اند و این ممکن است در کل فرآیند تاخیر ایجاد کند.
پیدا کردن و یافتن راه حل این گلوگاه‌‌ها بسیار حائز اهمیت است. همواره از خود بپرسید: «مسدود کننده ها چند بار اتفاق می افتند و چه مدت باعث مسدود شدن کار می شوند؟ در کجای فرآیند این اتفاق می افتد و چرا؟
توان عملیاتی:
توان عملیاتی تعداد موارد تکمیل شده در هر دوره زمانی است. در پایان هر دوره زمانی مشخص، عموما در هفته، تعداد مواردی که بدون برگشت به عقب انجام شده را بررسی نمایید. هر دوره این عدد را مورد نظر قرار دهید تا ارزیابی کنید که چگونه تغییرات در سیستم Kanban شما بر میزان واقعی کار تأثیر می‌گذارد.
زمان انجام تسک:
مدت زمان لازم برای انجام هر تسک.
با بررسی میانگین زمانی تسک‌های انجام شده می‌توان دید مناسبی نسبت به عملکرد تیم خود داشته باشید. خوشبختانه همانطور که در مطالب پیشین گفته شد، مانامنت امکان ثبت زمان کارها و هم‌چنین ایجاد گزارش بر این مبنا را در اختیار کاربر قرار میدهد.
و در انتها …
باید گفت اگر مدیریت و نظم در پروژه ها برایتان اهمیت دارد و این باور را دارید که با این سیستم به اهداف کسب و کار خود نزدیک تر می شوید، روش کانبان، برای این منظور یکی از کارآمد ترین دستورالعمل ها محسوب می شود که میتوانید تاثیر استفاده از نرم افزار مدیریت کار را در آن به طور کامل ببینید.
چرا که بازار امروز با تعداد خیره کننده ای از ابزارهای مدیریت پروژه و کار اشباع شده و ثابت کرده است که یکی از ساده ترین ، کارآمدترین و قابل تنظیم ترین کانبان است.
از بین تمام نرم افزار های موجود، در مانامنت می توانید شاهد پیشرفت در کارهای خود باشید. اگر دوست دارید کمی بیشتر با این سیستم کار کنید و کار شما به گونه ای هست که نیاز به مدیریت افراد مختلف دارد، به شما پیشنهاد میکنیم با استفاده از نسخه دمو مانامنت این کار را شروع کنید و یکی از برنامه های مدیریتی خود را با استفاده از این سیستم پیش ببرید.
در مانامنت شما می توانید برد های مختلفی ایجاد کنید و با توجه به دید مدیریتی خود ستون های آن را تعیین کنید، افراد مشارکت کننده را به بردها اضافه کنید، کارت های هر کار (تسک) را ایجاد و آنها را به افراد مورد نظر تخصیص دهید.
در مانامنت هر کارت امکانات زیادی را در اختیار شما قرار میدهد، از امکان قرار دادن نظر تا اضافه کردن فایل و… .
سلام
یه سوال در مورد روش کانبان داشتم
وقتی اطلاعات جدیدی وارد سیستم شود کنترل پروژه از دست می ره یا می تونیم اطلاعات جدید را اولویت بندی کنیم؟
سلام روزتون بخیر
خیلی سوال جالبی پرسیدید
دقت داشته باشید که یکی از مزیت های روش کانبان این است که اگر اطلاعات جدیدی وارد سیستم شود، میتوانید اولویت ها را دوباره ارزیابی کنید.
و در نهایت به راحتی پروژه خودتون را مدیریت کنید.